El futuro de los eventos es inclusivo: del acceso a la participación real

Por Luisa Montoreano

Pensar la inclusión desde el diseño de los eventos implica transformar la manera en que se planifican, producen y evalúan. Empresas y referentes del sector coinciden en que la accesibilidad y la diversidad ya no pueden ser un agregado, sino un eje transversal de toda experiencia.

Planificar un evento desde una perspectiva inclusiva implica mucho más que garantizar accesos físicos o intérpretes de lengua de señas. Se trata de diseñar una experiencia en la que cada persona -ya sea quien asiste, quien participa o quien trabaja en la producción- se sienta representada, bienvenida y segura.

“Lo fundamental para organizar un evento inclusivo es que el equipo que lo organiza sea diverso. Así quedarán representadas diferentes miradas y formas de ser”, señala Ezequiel Massa, Head of Inclusion, SAP Latin America & Caribbean de SAP. Desde su experiencia en el ámbito corporativo, sostiene que la inclusión debe pensarse de forma integral, desde la planificación hasta la evaluación final. “En SAP hemos ido aprendiendo con el tiempo que hay consideraciones clave que no pueden quedar fuera si queremos asegurar una experiencia satisfactoria para todas las personas», asegura.

Paola Jelonche, cofundadora en Fundación Visibilia, asesora de la Vicejefatura de Gobierno en Innovación Social en Discapacidad y exsubsecretaria de Discapacidad en Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, coincide en que pensar un evento desde una perspectiva inclusiva “implica preguntarse en cada paso: ¿todas las personas podrán formar parte en igualdad de condiciones? Abarca desde cómo se invita, cómo se accede y cómo se entiende lo que pasa, hasta cómo se asegura que cada persona pueda expresarse y ser escuchada.” Es decir, un evento inclusivo no es un gesto cosmético ni un añadido de último momento: es una forma de planificar que convierte la diversidad en parte esencial de la experiencia.

En la misma sintonía, Massa destaca lo que han ido aprendiendo e incorporando en SAP con el paso del tiempo: “Por un lado, al invitar a oradoras y oradores es clave revisar la diversidad de ese panel, no solo en cuanto a sus perspectivas y experiencias, sino también en cuanto a sus identidades (género, edad, orientación sexual, discapacidad, etc.). Además, es fundamental considerar algunos requisitos básicos de accesibilidad. Para espacios físicos, lo ideal sería contar con rampas de acceso y señalización adecuada, por ejemplo. En la virtualidad y en formatos híbridos, elegir plataformas que permitan transcripciones en vivo, sumado a preguntar en la página de registro al evento si las personas necesitan algún ajuste o si tienen alguna restricción alimentaria.” Por último, para la ejecución de las actividades, en SAP priorizan trabajar con proveedores diversos, ya sea empresas o emprendimientos de capital de personas que pertenecen a grupos históricamente subrepresentados.

Desafíos actuales

Para Ana Paula Valentín, Diversity Lead de Banco Galicia, “Cuando se habla de accesibilidad en eventos, la mirada suele limitarse a los aspectos más visibles o estructurales: que el espacio físico sea accesible, que haya rampas o baños adaptados. Es decir, una noción de inclusión muy centrada en la accesibilidad física”. Asegura que todavía es poco frecuente que se tenga en cuenta, por ejemplo, cómo se presentan los contenidos, cómo se estructuran los materiales o si los videos y presentaciones cuentan con recursos accesibles para personas ciegas, como audiodescripción o textos alternativos.

También, menciona Ana Paula, suele haber un exceso de estímulos -luces, sonidos, pantallas- que pueden resultar abrumadores para personas neurodivergentes. “Falta aún incorporar espacios de autorregulación o descanso sensorial dentro de los eventos, algo que venimos intentando trabajar y que marca una diferencia enorme en la experiencia”, detalla.

Desde la experiencia de Galicia, todavía falta mucho camino por recorrer. Valentín observa que, a la hora de planificar sus eventos, la oferta de proveedores que trabajen con una mirada inclusiva sigue siendo muy limitada. “Suele ser un desafío encontrar proveedores que compartan esa perspectiva o que tengan incorporados criterios de accesibilidad y diseño universal en sus propuestas. En general, no existe todavía una oferta concreta y sistemática de eventos inclusivos”. Por su parte, Jelonche advierte que “casi nunca se prevé un presupuesto específico para accesibilidad: apoyos, transporte, intérpretes, acompañantes. Todo eso debería estar contemplado desde el inicio, no como un extra”.

Estos desafíos muestran que el cambio no depende solo de la voluntad o la convicción de las organizaciones que contratan, sino también de fortalecer toda la cadena de valor: formar a quienes producen, diseñan y operan los eventos para que la inclusión sea una práctica habitual y no una adaptación excepcional.

En definitiva, los eventos son espacios particularmente complejos: reúnen públicos diversos, con intereses y necesidades diferentes, mientras buscan innovar y generar experiencias memorables. Precisamente por eso, las empresas tienen la oportunidad -y también la responsabilidad- de asumir este desafío y concebirlos como una instancia más de comunicación accesible y equitativa.

Beneficios de los eventos diseñados con criterios de accesibilidad e inclusión

El impacto es visible y emocional. Jelonche asegura que, “para quienes habitualmente encuentran barreras, la experiencia se transforma: pueden participar con autonomía, sin depender de otros”. En estos casos, la inclusión se hace evidente para todas las personas.

Un evento inclusivo no solo transmite información, también construye confianza, abre espacios de participación real y multiplica las voces. “El mensaje que queda es contundente: tu presencia importa”, destaca la especialista. Así, la experiencia transforma tanto a la audiencia como a quienes organizan: se percibe con claridad que existen otras formas de hacer y de vincularse, nuevas maneras de crear y compartir.

Al respecto, Massa concluye que los eventos transversalmente inclusivos “logran construir un espacio seguro, donde la persona puede desarrollar un sentido de pertenencia, porque su presencia en el evento fue planeada con detenimiento”. En definitiva, el propósito central debe ser garantizar una experiencia verdaderamente participativa y accesible para todas las personas.

Valentín, por su parte, destaca el “impacto doble» de tener esta mirada: “Por un lado, para las personas con discapacidad la diferencia es abismal. Sentirse parte de un evento -no como espectadoras pasivas, sino pudiendo participar plenamente- transforma por completo la experiencia. Cuando las personas se sienten realmente tenidas en cuenta, lo expresan, y eso genera una experiencia mucho más humana y significativa. Por ejemplo, cuando trabajamos con proveedores inclusivos, como un catering conformado por personas con discapacidad, las personas que asisten siempre lo destacan”.

Asimismo, la profesional asevera que “adoptar una lógica de diseño universal beneficia a todas las personas, no solo aquellas que necesitan ajustes razonables”. Un evento más claro, amable, navegable y participativo mejora la experiencia colectiva e impacta profundamente tanto dentro de la compañía como hacia afuera.

Para Emilia Ganem, Diversity and Inclusion Specialist de PedidosYa, este tipo de eventos “contribuyen a construir una cultura más equitativa y respetuosa, donde todas las personas puedan sentirse parte”. En este sentido, Ganem asegura que “las personas se sienten valoradas, respetadas y reconocidas, lo que fomenta un sentido de pertenencia y compromiso. Esto se traduce en una mayor participación, un ambiente más enriquecedor y la construcción de una comunidad más diversa y unida”. De esta manera, el resultado de planificar eventos integralmente inclusivos repercute positivamente en los valores y visión que hacen a la cultura de la compañía.

Cuando un evento se diseña con criterios de accesibilidad e inclusión, el impacto no se limita a garantizar la participación de colectivos históricamente excluidos, sino que también fortalece y enriquece la experiencia del conjunto.

Buenas prácticas argentinas

Según Jelonche, en los últimos años hubo diversas experiencias que muestran avances en la planificación de eventos con perspectiva de inclusión:

• La Feria Internacional del Libro de Buenos Aires, con intérpretes de lengua de señas en actos centrales y actividades de lectura fácil.
• Las Jornadas de vida independiente organizadas por COPIDIS, que son plenamente accesibles e incluso incluyen interpretación en lenguaje fácil (mediación intralingüística) en vivo. Esto resulta especialmente valioso, ya que, en muchos eventos dirigidos a personas con discapacidad, quienes tienen discapacidad intelectual suelen quedar excluidas.
• El Museo de Arte Moderno de Buenos Aires, que trabaja en accesibilidad comunicacional, cognitiva y sensorial con materiales claros, talleres y visitas inclusivas.
• La Fundación Visibilia, que publica y valida textos en lectura fácil junto a personas con discapacidad intelectual y ofrece información en lectura fácil y las mediaciones intralingüísticas.
• La presentación de la serie División Palermo, que cuidó que el estreno fuera inclusivo en la experiencia del público, coherente con el mensaje de diversidad que la propia serie proponía.

“Son ejemplos distintos, pero todos muestran que la inclusión no se improvisa: se planifica y se invierte,” concluye la experta.

Hacia el futuro

El camino hacia una mirada de inclusión integral en los eventos ya comenzó a trazarse: una planificación que no se limite a las adaptaciones físicas o comunicacionales, sino que atraviese toda la cadena de valor y el diseño mismo de cada encuentro. A futuro, Massa asegura que, poco a poco, este tipo de prácticas se está convirtiendo en el estándar.

Si bien las empresas aún atraviesan un proceso de aprendizaje, la intención de seguir mejorando es clara. Jelonche considera que “estamos frente a un cambio de paradigma: de ‘adaptar después’ a diseñar de manera accesible desde el inicio.

Se ven agendas más breves con descansos, subtitulado en vivo, materiales en lectura fácil, transmisiones híbridas que contemplan la accesibilidad digital, y mayor formación de los equipos técnicos y de producción”. Incluso, comienza a medirse la inclusión como parte de la calidad: ya no se trata solo de cuántas personas asisten, sino de cómo participan y qué voces son escuchadas.

De todas formas, el cambio más profundo es cultural: ya no alcanza con que un evento sea exitoso en números; también debe serlo en la manera en que incorpora y refleja la diversidad.